Assembleia#

Divulgação da assembleia#

De acordo com o nosso estatuto, a chamada para à assembleia deverá ocorrer com pelo menos 30 dias de antecedência, mediante correspondência online aos associados (Capítulo 3, artigo 10).

Em alguns anos viemos utilizando o GitHub Discussion que está integrado a nossa lista de e-mail apyb-associados (@googlegroups.com), e posts nas redes sociais. No entanto muitos associados não acompanham as discussões do fórum, ou não entram na lista de e-mail, ou não olham as redes sociais. Por isso, mesmo que uma diretória escolha utilizar alguma ferramenta de disparo de e-mail, é recomendado sempre utilizar mais de uma meio de comunicação, visto que nossos associados possuem um perfil muito diverso.

Assembleia Online#

No nosso estatuto está previsto que as assembleias gerais podem ser realizadas de forma online, permitindo a participação remota dos associados (Capítulo 3, artigo 12). No entanto, não é permitido que a assembleia ocorra de forma hibrida (presencial e online ao mesmo tempo), pois isso poderia gerar desigualdade entre os participantes, além de dificultar o gerenciamento da mesma, e não estar previsto no estatuto.

Nessa página você encontrará alguns aprendizados que foram adquiridos ao longo das assembleias online realizadas pela APyB, bem como sugestões de ferramentas que podem ser utilizadas para facilitar o processo.

Ferramentas recomendadas#

Plataforma de videoconferência#

Para a realização da assembleia online, é importante escolher uma plataforma de videoconferência que atenda às necessidades do grupo. Como a APyB possui o plano non-profit do Google Workspace, utilizamos o Google Meet para as nossas assembleias, visto que ele permite a participação de até 150 pessoas, além de ser integrado ao Google Calendar, facilitando o agendamento e o envio de convites.

Funcionalidades interessantes#

Ao longo de algumas assembleias percebemos que o Google Meet oferece algumas funcionalidades muito úteis para o gerenciamento de uma assembleia online, como por exemplo:

  • Limitar quando as pessoas podem encontrar na sala de reunião;

  • Configurar quem pode abrir o microfone;

  • Criar enquentes para realizar votações;

  • Seção de perguntas/respostas que permitem centralizar as dúvidas dos participantes.

Gerenciamento de presença#

Para que a assembleia tenha validade, precisamos saber quantas pessoas associadas e não associadas estavam presentes, além de coletar a assinatura delas. Uma das formas que o cartório considera válido é a lista de presença com assinatura digital.

Para isso, utilizamos o Google Forms junto com o Autentique. O forms serve para coletar os e-mails dos participantes, enquanto que o Autentique serve como ferramenta para coletar as assinaturas digitais. Reforçamos que o uso do Autentique é fundamental, visto que ele é uma ferramenta reconhecida juridicamente para a coleta de assinaturas digitais no Brasil.

Abaixo você encontra o passo a passo de como fazer isso:

  1. Criar uma nova cópia do nosso formulário de presença (Assinatura participação) que se encontra no driver da APyB;

  2. Editar o formulário para adicionar as informações da assembleia (data, hora, pauta, etc);

  3. Crie um novo documento no Autentique da APyB (informações de acesso se encontram no cofre), referente a assembleia que irá ocorrer e configure o documento para não receber novas assinaturas após às 23:59 do dia da assembleia;

  4. Compartilhar o link do formulário no chat da reunião, pedindo para que todos os participantes informem os seus dados (e-mail, nome completo, CPF, etc);

  5. Ao longo da assembleia, ou ao final da mesma, você deve começar a adicionar os e-mails informados no formulário na lista de remetentes do Autentique.

Perigo

As assinaturas digitais precisam ser coletadas via Autentique entre 00:01 até 23:59 do dia que a assembleia ocorrer, para que tenham validade jurídica. Também não esqueça de lembrar sempre aos participantes da assembleia a importância de assinar a ata de presença que será enviada via Autentique, pois sem a assinatura a pessoa não poderá ser considerada presente na assembleia.

Ata da assembleia#

No driver da APyB, temos um modelo de ata de assembleia que pode ser utilizado para registrar as decisões tomadas durante a reunião. É importante que a ata seja clara e objetiva, contendo todas as informações relevantes, como data, hora, local (no caso online, informar a plataforma utilizada), participantes, pauta discutida, decisões tomadas e responsáveis por cada ação.

Importante

Qualquer dúvida que você tenha durante esse processo, por favor entre em contato com o escritório de contabilidade contratado pela APyB, que eles poderão te auxiliar.

Essa ata deverá ser assinada via GovBr, ou manualmente com reconhecimento de firma, pela pessoa presidente da mesa e pelas pessoas secretárias da assembleia, conforme previsto no nosso estatuto (Capítulo 3, artigo 12).

Atenção

Todo o material referente à assembleia (ata, lista de presença, gravação da reunião, etc) deve ser armazenado em um local seguro e de fácil acesso para futuras consultas. Recomendamos que esse material seja salvo no driver da APyB, em uma pasta específica para assembleias.