Como organizar eventos usando a infraestrutura da APyB#
Este manual é um documento vivo que tem como objetivos (1) explicar como você pode usar a APyB para aliviar as questões burocráticas do seu evento e (2) simplificar o processo com base em feedbacks e aprendizados.
Você pode contribuir diretamente para a evolução do manual enviando suas dúvidas, sugestões e observações para APyB-condir@googlegroups.com.
O que é preciso para usar a infraestrutura da APyB?#
Os critérios para usar a infraestrutura da APyB são simples:
O organizador e responsável pelo evento precisa ser membro da APyB.
O evento deve estar alinhado com a missão da APyB, que é fomentar Python no Brasil.
O evento precisa ser sem fins lucrativos.
Como funciona?#
O organizador do evento solicita o apoio da APyB para o seu evento através do Formulário de Solicitação de Apoio a Eventos.
Importante
A APyB só poderá ajudar eventos que tenham sido solicitados através deste formulário.
O organizador do evento será o responsável por buscar os patrocínios, e a APyB fornecerá a infraestrutura burocrática, emitindo notas fiscais ou recibos para patrocínios vindos do Brasil e invoices para patrocínios vindos do exterior.
Quando a APyB recebe os valores referentes às faturas de patrocínio emitidas, o evento passa a ter um crédito na APyB, e você pode solicitar o pagamento de despesas do evento.
Nenhum recurso financeiro da APyB está disponível para o evento. Portanto, o evento não pode gastar mais do que arrecadou. Se por alguma razão isso ocorrer, o organizador do evento será pessoalmente responsável por ressarcir a APyB, zerando o saldo negativo.
Além disso, qualquer saldo positivo que restar do evento ficará como doação para a APyB custear sua operação e servir como fundo de reserva para a organização da Python Brasil. Portanto, nenhum saldo positivo poderá ser repassado ou transferido para outros eventos.
Durante todo o processo, o Organizador e a APyB manterão os controles financeiros através de uma planilha modelo criada para isso, mantendo toda a movimentação financeira sincronizada de forma transparente.
Ao final do evento, o Organizador precisará enviar para APyB-condir@googlegroups.com um relatório do evento segundo o modelo da PythonBrasil. Este relatório serve para aprendermos como melhorar e prestar contas aos patrocinadores e associados.
Todas as comunicações com a APyB acontecerão via APyB-condir@googlegroups.com.
Qual o custo de usar a infraestrutura da APyB?#
Se o evento cobrar inscrição, a APyB ficará com 10% dos valores arrecadados para custear os impostos e contribuir com o caixa operacional para Python Brasil.
Se o evento for gratuito, não haverá incidência de custos para o seu evento.
Ao solicitar movimentação financeira ou recebimento de recursos do exterior, taxas podem ser cobradas por bancos ou outros intermediários. O pagamento dessas taxas é de responsabilidade dos eventos e não é custeado pela APyB. Apenas impostos referentes à emissão de notas fiscais são cobertos pelos 10% contribuídos pelo evento à associação.
Quais são os dados da Pessoa Jurídica da APyB?#
Razão Social |
Associação Python Brasil |
CNPJ |
09.344.485/0001-05
|
Inscrição Municipal |
100.369
|
Endereço |
Rua Andrea Viero 215
|
Banco |
001 Banco do Brasil |
Agência |
0089-2 |
Conta Corrente |
78126-6 |
IBAN |
BR0600000000000890000781266C1 |
SWIFT CODE |
BRASBRRJCTA |
O que é e como funciona um patrocínio?#
É comum pensar em patrocínio como sinônimo de “dinheiro”. Mas, na verdade, todo patrocínio é um contrato entre duas ou mais partes e acontece em 5 movimentos: Proposta, Documentação Fiscal, Pagamento, Realização, Prestação de Contas.
O Organizador do evento envia uma proposta ao Patrocinador. Negociam os termos e entram em um acordo.
O Organizador então precisa enviar um recibo ou nota fiscal para o Patrocinador. Somente com este documento o organizador consegue liberar o dinheiro acordado.
Assim, o Patrocinador realiza o pagamento referente ao patrocínio, e o dinheiro fica disponível para o Organizador.
O Organizador agora realiza o evento cumprindo todos os acordos com os Patrocinadores e Participantes.
Após o evento, o Organizador presta contas ao Patrocinador sobre o resultado do evento, evidenciando que ninguém deve nada a ninguém, e alimentando a relação para futuras iniciativas.
Importante
Todos os 5 movimentos são imprescindíveis, mas podem variar como acontecem.
Às vezes, a proposta pode ser bastante informal, como num email ou até contato verbal. Isso pode ocorrer quando o Patrocinador é uma empresa pequena, ou o patrocínio é um valor pequeno, ou o Organizador tem muita intimidade com o Patrocinador.
Em empresas maiores, costuma ser necessário enviar a proposta como um documento ou até mesmo registrar os termos da proposta como um contrato formal. Quanto maior o valor do patrocínio e a empresa patrocinadora, maior a chance de precisar de um contrato.
Já a documentação fiscal e o pagamento são necessários em 100% dos casos.
A prestação de contas também é necessária em 100% dos casos. Esta é a forma correta de mostrar gratidão ao patrocinador e alimentá-lo com informações que o ajudem a continuar apoiando iniciativas como esta no futuro.
O trabalho da APyB é exatamente apoiar o Organizador para que cada uma destas etapas seja executada da maneira mais simples possível.
Como receber patrocínio no Brasil?#
Como solicito a emissão de uma nota fiscal?#
Acesse o formulário de solicitação de nota fiscal e preencha corretamente todos os campos.
Ao submeter o formulário, a sua solicitação será enviada por email para a APyB com cópia para você. A diretoria então emitirá a nota fiscal e você receberá um segundo email com o arquivo pdf da nota emitida.
O Organizador deve acompanhar o pagamento com o patrocinador e, quando receber a confirmação, deverá notificar a APyB dando um reply no mesmo e-mail da nota fiscal.
Assim, a APyB vai verificar a existência do depósito na conta corrente e responder o email confirmando o valor recebido.
Importante
É importante usar o mesmo email para que todo o ciclo de vida da nota fiscal fique registrado na mesma thread.
Quanto tempo leva para eu receber a Nota Fiscal solicitada?#
A nota fiscal será emitida e encaminhada para você em resposta ao email da solicitação em aproximadamente 3 dias.
Quando o dinheiro do patrocínio no Brasil fica disponível?#
Se o patrocinador fez um DOC, o dinheiro estará disponível em até 2 (dois) dias úteis. Se foi um TED, estará disponível imediatamente.
Importante
Será considerado crédito disponível para o evento na APyB apenas os valores efetivamente depositados pelo patrocinador.
O patrocinador quer parcelar o patrocínio. É possível?#
Sim. Essa é uma decisão da Organização do evento.
É importante atentar que:
A emissão da nota fiscal já incide o imposto total que será descontado no 1º depósito.
Será considerado crédito disponível para o evento na APyB apenas os valores efetivamente depositados pelo patrocinador.
O acompanhamento do pagamento das parcelas é de responsabilidade do Organizador.
Então, por exemplo:
Você solicita à APyB a emissão de uma NF no valor de R$ 100,00.
O patrocinador faz um primeiro depósito de R$ 50,00.
Será considerado crédito disponível R$ 40,00, ou seja, valor depositado menos 10% do valor da nota.
Como emitir um recibo para receber patrocínio de empresas S.A.?#
Alguns patrocinadores, como empresas S.A., não aceitam nota fiscal e exigem um recibo para realizar o patrocínio.
Aviso
A Globo.com é um caso frequente.
Este formulário ajudará você a solicitar a criação do documento da forma correta. O documento será:
Enviado para a diretoria da APyB com cópia para você.
A diretoria imprimirá o documento, carimbará, assinará, reconhecerá firma e enviará pelos correios para a empresa.
A diretoria responderá o email anexando uma foto dos documentos impressos para registro.
Como receber patrocínio vindo do exterior?#
Para receber patrocínio do exterior, você precisa gerar um invoice no modelo da APyB.
Para isso, basta acessar este formulário e preencher corretamente todos os dados.
Após gerar o invoice, o documento será encaminhado para você e para a APyB por email, e você poderá enviá-lo em formato PDF para o patrocinador iniciar os trâmites de pagamento.
O Organizador deve acompanhar o pagamento com o patrocinador e, quando receber a confirmação, deverá notificar a APyB dando um reply no mesmo email do invoice.
Assim, a APyB vai verificar a existência da ordem de pagamento no banco e responder o email confirmando o valor recebido.
É importante usar o mesmo email para que todo o ciclo de vida do documento fiscal fique registrado na mesma thread.
Quando o dinheiro do patrocínio vindo do exterior fica disponível?#
Em até 05 (cinco) dias úteis após recebermos a confirmação do pagamento.
Leva mais tempo, pois o banco ainda exige o trabalho de:
Que a APyB associe o invoice manualmente com a ordem de pagamento através do internet banking;
Que o operador do banco revise e aprove manualmente a documentação;
Que a APyB ligue para a mesa de câmbio solicitando a conversão do valor em moeda estrangeira em reais depositados na conta corrente;
Somente após esse ciclo o dinheiro estará disponível para o evento.
Como solicito a realização de um pagamento?#
Pagamentos devem ser preferencialmente via boleto e você precisa:
Que seu evento tenha saldo disponível na APyB.
Acessar o formulário de solicitação de pagamentos preenchendo adequadamente os dados e anexando a nota fiscal.
Após submeter os dados do formulário de acordo, um email copiando você será automaticamente encaminhado para a APyB com a sua solicitação.
Aviso
Para que a APyB possa realizar um pagamento, é necessário que o dinheiro dos patrocinadores do seu evento esteja na conta da APyB. Por isso, é muito importante a organização do fluxo de caixa do seu evento para evitar problemas.
Todo pagamento necessita de uma nota fiscal emitida pelo Fornecedor do seu evento em nome da APyB. Não é possível realizar um pagamento sem recebermos antes a nota fiscal.
A realização do pagamento pode levar até 3 dias úteis, então atenção aos vencimentos.
Pagamentos devem ser preferencialmente via boleto bancário.
Transferências bancárias são possíveis, mas levam tempo. O banco complica exigindo que a APyB (1) cadastre a conta do favorecido no internet banking, (2) envie um documento assinado ao gerente solicitando liberação, para que (3) ele libere a conta manualmente e (4) só então podemos realizar a transferência.
Como fazer uma solicitação de reembolso?#
Para o caso em que despesas do evento tenham sido pagas com recursos do próprio bolso do organizador ou de outra pessoa por ele autorizada, o organizador pode pedir reembolso dessas despesas para a APyB, que transferirá o valor a ser reembolsado para a conta da pessoa que pagou as despesas.
Para isso, é necessário:
Que seu evento tenha saldo disponível na APyB.
Que você tenha todos os documentos fiscais comprovando o gasto.
Que você envie todos os dados pelo Formulário de Solicitação de Reembolso.
Como devo fazer com as inscrições do meu evento?#
Se o seu evento for gratuito, basta fazer como você preferir. Em geral, os organizadores usam gratuitamente o Eventbrite.
Se o seu evento for pago, você tem 02 (duas) opções descritas abaixo.
Como receber a receita das inscrições diretamente sem envolver a APyB?#
Neste caso, a APyB fica fora do processo e você deverá gerenciar estes recursos diretamente, bem como pagar quaisquer impostos que sejam devidos da prestação do serviço.
Aviso
Se você preferir receber a receita das inscrições diretamente, não será possível passar estes recursos pela conta bancária da APyB, nem solicitar que a APyB emita notas fiscais referentes às inscrições.
Isso não afeta os patrocínios.